この記事は個サルを運営している方向けの記事となります。
個サルを運営するにおける管理部分に焦点を当てて記事を書いています。
筆者も個サルを始めてから散々苦労してきました・・笑
この記事で少しでも皆さんの個サルに人が集まる為のお役に立てれば嬉しいです。
東京都内でも個サルを行っている企業・団体が数多くいる中で、
お客様に選んで頂ける個サルを作る為には何をしなくてはいけないのか??
人が来てくれない・来たけど定着してくれない・キャンペーンをやって、割引も行っているけど定員一杯にならない。。
以前のブログで主にコート内での取り組みに関して書かせて頂きましたが、
今回はまた違った側面からヒントを得るためのノウハウを書かせて頂きます。
個サルを安定的に運営し参加者に楽しんで頂く為には日々改善が必要で、しっかりと管理が出来ないとお客様の不満を吸い上げたり、より良いプログラムにしていく事は困難です。また、他のスタッフとも課題を共通認識で持ち運営する必要性があります。
では、何をどのように管理すればよいのか?
個サルの業績管理KGI.KPIから改善点がわかる!!
そもそもKGI.KPIって何??
ってなりますよね。下記で例も踏まえて説明しています!
KGI
KGI(Key Goal Indicator)とはビジネスの最終目標を定量的に評価できる指標です。 重要目標達成指標とも呼ばれます。 … KPI(Key Performance Indicator)とはKGIを達成するための各プロセスが適切に実施されているのかを定量的に評価するための指標です。
KPI
KPIは(Key Performance Indicator)の略称で、日本語では「重要業績評価指標」と言われます。経営にはさまざまな種類の業績評価指標が使われますが、KPIはその中でも「キー(重要な)」となる指標で、目標の達成に向かってプロセスが適切に実行されているかどうかを計測する役割があります。
簡単に言うと、例えば個サルの売上目標は月に100万円、これがKGI(ビジネスの最終目標を定量化したもの)、KPIは、KGIの目標に向かってプロセスが適切に実行されているかどうかなので、1開催あたり参加率90%の参加率が達成されないとKGIに到達できないとすると、参加率90%がKPIです。
それでは個サルについて、他にどのようなKPIが考えられるでしょうか?
今現在、個サルがどのような集客状況にあるかによって様々ですが、例としていつも個サルはキャンセル待ちが出るくらい盛況だったとします。
その場合下記のようなKPIが考えられます。
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参加率
一番大事な重要業績評価指標(KPI)と言えます。
KGIに対して直接的な要因となっている為、予測より参加率が低下した場合は、
どこに問題点があるのか深堀していく必要性があります。
以下でも参加率が下がる要因に対してKPIを設けて説明しているのでそちらをご確認下さい。 -
キャンセル待ちへのTEL掛け成功率
参加率がKPIに到達していない場合、キャンセルが出た際に、次の並んでいる人に電話がけをして参加の有無を確認しますが、このTEL掛けのタイミングが遅かったりするとキャンセル待ちのへのTEL掛け成功率がKPIより低くなります。
その為空いた枠に人が参加してくれなくなる為参加率が下がります。
TEL掛けのタイミングを早くするのか、そもそもキャンセル出来る時間が開催の1時間前などに設定している場合は、キャンセル出来る時間を少し早めるなどの対策が考えられます。
ただ、直前まで仕事の兼ね合いなどで参加したいけどまだわからない・・という人がいるので、キャンセル出来る時間を早くし過ぎるとお客様からすると予約しにくい個サルになってしまう為注意が必要です。
まずはキャンセルの制度を変更する前に、出来る限り早めのキャンセルをお願いしてみたりと小さな事から行ってみる事をおススメ致します。 -
キャンセル費用の回収率
実際に個サルを行っていると無断キャンセルが出てきます。その際に参加費の全額がキャンセル費用としてかかる、というルールがほとんどだと思いますが、
誰が無断キャンセルを行ったかが管理されていないと、次にその人が来ても参加費を徴収する事が出来なくなります。
あまりにも回収率が低い場合は、そもそもスタッフが管理出来ないで流れてしまっているという事も多々ありますので管理フォーマットを作成して、無断キャンセルが起きた場合はリスト化し、個サル前に確認しておく必要があります。
また、お客様へのキャンセル料の支払いに関しては事前にしっかりと明記する必要がありますのでここも注意しましょう。
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クレーム回数、顧客満足度
筆者が個サルを運営している際には定期的に顧客満足度(CS調査)のアンケートを実施していました。・予約の分かりやすさ
・実際にお越し頂く際のアクセスの分かりやすさ
・当日フロントに起こし頂いた際の対応・案内
・コート内でのスタッフの仕切りや立ち振る舞い、個サルそのものの内容
・個サル終了後~お帰りになるまで大きく分けてこのようにシーンを分類してアンケートを実施しています。
実際に数値として評価を確認できる、どのシーンで一番評価が高いか・低いかを確認できる、また自由記述の部分ではさまざまな意見が寄せられるので、直ぐに改善できる部分は取り組みます。
取り組んだことに関しては店内に掲示し、取り組めない部分(施設設備で大きなお金が動いたりするもの)は理由も明記して同じく店内に掲示したりします。
ここはヤマダ電機やスーパーからヒントを得ました。
以下は筆者が行ったアンケートの実際の回答です。 予約とキャンセルについてご不満に思うことはありますか?自由にお答えください。
ご来店・受付時にご不満に思うことはありますか?自由にお答えください。
笑顔言葉遣い態度盛り上げ説明指導方法(クリニック・サークル参加者のみ回答)コミュニケーション
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会員登録率
参加率を上げてKGIを達成する為には、全体の会員数のボリュームも必要になります。その為新規で来て頂いたお客様に会員になってもらうか。
ポイントカードを作って、・・回参加したら1回参加費無料、WEB予約が可能になる、会員と非会員だと参加費に差があるなど、会員登録のメリットを作り会員登録を行って頂く事はもちろん大切です。実際に会員登録率を上げる為にはスタッフのオペレーション(お客様への案内)が重要であり、しっかりと短時間で会員メリットを伝える事が出来るかにかかっています。
また、会員登録のボリュームが増えても、すぐに情報をお客様に伝える事が出来ないと意味がありません。
実際に行った施策としては、紙のポイントカード(メンバー会員証)をライン@に切り替えました。ライン@に登録して頂く(メンバー登録)と直ぐに初回来店ポイントを付与し、更にモバイルでポイントが管理出来るので紛失等でポイントが無くなる事もありません。実際に行ってみると紙のポイントカードを使っていた既存のお客様も7割がたライン@のポイントカードに切り替えました。個サルに空きがあったり、急遽キャンセルが出た場合に、ライン@でお客様のラインにメッセージを届ける事が出来ますので非常に効果的な取り組みとなりました。
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定着率
1回来て頂いたお客様がまた次に来てくれて、定期的に通って頂ける流れがどれほどあるのか。
例えば2回目の来店に繋がらない場合は、新規のお客様がプレーしにくい環境だったのではないか(常連さんがうちうちで楽しむ)、
そもそもHPで確認した情報と、コート内でのサービスが一致していなかったのではないか、
スタッフが全くコミュニケーションが取れなかったのではないか、
などが考えれます。
定着して頂くためには、その人の様子を見て話しかけに行ってみたり、
レベルが合ってないと感じれば違う曜日・カテゴリの個サルに案内してみたり
などスタッフのアプローチで変わる可能性も大いにあります。
仕切りを担当したスタッフ同士確認し合い、当日の様子なども踏まえて話すことが出来ると改善策が出てくるかもしれません
個サルKPIの振り返るタイミング
このようなKPIを設定したのであれば、そのデータをどのように取得するか、どのタイミングで振り返るか検討しましょう。
出来れば一か月ごとに振り返ってみて、KPIが目標を超えているか、
しっかりとKPIがKGIに繋がっているか確認しましょう。
そして確認だけでなく、課題が抽出出来たら実際に何を翌月に行うのかの具体的なアクションプランを考えてコツコツと改善を繰り返すことが出来れば、
きっとお客様にお喜び頂ける個サルになっていくと思います。
筆者もKPIは1ヶ月に1回データを纏めて振り返り、それを元に次のアクションプランを考えます。長期的に取り組むものと短期ですぐに取り組めるものを分けて、振り返りの翌日よりアクションする事を心がけています。
改善策がはまらない場合は変えれば大丈夫です。一番良くないのは行動しない事にあると思いますので、是非改善を繰り返してみましょう。
※今回あげたKGI、KPIはあくまで参考となります。
中にはWEBマーケティングを行って、HPからの予約数、SNSからの予約数、
広告からの予約数なども計測してWEB上での対策を行っている企業・団体様もいらっしゃると思います。その辺りはまた記事にしたいと思います。良かったらブログを覗いてください。
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